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最佳业务实践 | 贸易类企业ERP实施案例

2024-07-18



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什么样的ERP才是好的ERP？？
WHICH IS THE BEST
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关于ERP的概念和实施指南有太多的文章描述，此处不做赘述。那什么样的ERP是好的？什么样的企业管理系统实施算比较成功呢？DKing认为，由于企业管理的差异，每家企业都是特殊的个体。管理应该是简单而高效以达到企业的预期目标，那么只有匹配企业管理要求的系统才是优秀的系统。SAP被普遍认为是比较优秀的ERP系统，但是当一个组织的规模还相对较小，譬如说只有10个人的时候，SAP的复杂流程往往显得就比较累赘了，它可能更适合大型组织的管理。企业在不同的阶段，管理的规模和方式都在变化之中，只有适合企业管理的系统才是好的，另一方面，系统应随着企业的发展能同步发展和变化，以适应不同阶段企业的管理需求。这是否就是中国人哲学中所谓的中庸思想呢？我想应该是，随着科技的不断更新与发展，再加上国人的哲学思维，用不了多久，我们的管理系统也会成为最先进的系统。逝者如斯夫，不舍昼夜，科技浪潮，浩浩汤汤，就像以DKing为代表的低代码系统，定将成为管理系统开发的业界新标准。



DKing贸易类企业ERP实例

DKING ERP EXAMPLEE　

FOR TRADE RELATED ENTERPRISES

03

本文为您详解贸易类企业ERP在DKing系统中的实施过程，也许能带给您一些不一样的体验，感兴趣的朋友也欢迎投稿交流。

蓝色科技风企业年会视频封面 (1).png




贸易类企业的管理过程我们可以从下面的简略流程图了解：

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                                                                                                             简略流程图↑






1、   对于传统企业的MTO（Make To Order）类订单，通常第一步是收到客户的询价需求。

2、   销售部门根据客户的询价要求进行报价，报价成功后销售部门制作SO，即销售订单。但是在制作SO的时候通常销售需要知道存货情况，即查询库存。对于一些价格波动比较大的物料，可能还需要向采购询价，即实时了解当前的市场价格。这里我们需要先转到采购流程了，销售流程需要暂时放一下。

3、   在MTO模式下，采购部门收到销售部门的询价或者销售订单后需要向供应商发出询价。当然也可能在存货不足的情况下，采购部门需要定期的补充存货（MTS：Make To Stock）以保证安全库存。询价完成后和供应商签订采购订单（PO：Purchase Order）。

4、   在PO签订之后供应商按照约定的要求进行送货，仓库部门进行收货。收货完成后进行入库上架，入库确认后库存增加。这里需要说明的是，采购订单和入库单之间需要做强关联，即每次送货到入库的信息必须和PO相关联，以实时了解PO的已收货和未收货情况。当然实际上收货可能会更复杂，譬如说有破损、生产日期、批次号等问题，这里我们不做详述，我们可以在后面的系统展现部分再做描述。

5、   当采购流程完成后我们又要回到销售流程了，销售订单签订，并且库存也足够的情况下，我们需要按照SO和客户约定的条款向客户送货了，根据销售订单制作送货通知，这里销售订单和送货通知之前也必须是强关联，也就是说我们通过送货信息要实时了解销售订单的完成情况，即送了多少还剩余多少。

6、   我们把和财务相关的流程用虚线来表示，通常在销售订单送货后，财务会给客户开发票，等待客户付款。当然也可能和客户有其他不同的约定，通常是在签订SO的时候需要确定具体的收付款条款。财务收款完成后即我们已经完成了销售流程的一个闭环。

7、   采购订单付款的情况我们也是用虚线来表示，根据采购订单收到供应商的物料后一般同时也会收到供应商开具的发票。收货如果没有发生例外情况，财务就会按照PO约定的条款向供应商付款，这时我们也已经完成了采购流程的一个闭环。




以上我们简要的描述了贸易类企业的主要业务流程，下面我们来看一下如何将上述业务流程在DKing系统中实现。下图为系统登录界面：

 

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                                                                    DKing系统登录↑

 

DKing服务版专为贸易类企业设计，进入系统后我们看到的是DKing系统的首页，如下图：

 

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                                                                          系统首页↑

 

系统首页的功能不在这里赘述，我们来看业务流程在DKing系统的实现，在首页头部区域是我们的子系统板块，分别是：

 

子系统.png

 

                                                                         子系统板块↑

 

关于【基础数据】子系统主要用于维护【账户信息】、【企业信息】、【数据字典】等对于企业来说最基本的信息，而且通常都是些一次性维护的数据，后续基本很少需要修改。其中比较重要的信息是【物料表】，即企业在经营过程中使用到的物料的基本属性，如物料编号，型号，品名，基本单位等。这类数据都是后续系统运行过程中的基础数据。DKing系统以物料编号作为KEY，连接各个子系统，当然也可以根据企业的需要另外再定义唯一属性键，如该案例中的【型号+品牌】是唯一的。

 

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                                                                          物料表维护↑

 

另一项比较重要的是【数据字典】，数据字典是对企业在应用过程中的常用数据进行结构化，结构化的数据的优势在于对数据的统计与分析。

7数据字典.png 

                                                                              数据字典↑

 



关于基础数据部分，我们就不再赘述，下面我们进入业务部分。

 

对一个企业来说，首要的肯定是销售管理，点击【销售管理】子系统，如下图：

8销售管理子系统.png

                                                                         销售管理子系统↑

 

 销售管理里包含了【报价管理】、【销售订单】、【发货通知】，销售管理的基础信息包括了【客户档案】如下图：

 

9客户档案.png

                                                                               客户档案↑

 

建立客户档案是销售管理的基础，没有客户哪来的销售呢？客户档案用于新建和编辑客户的信息，如公司名称，地址、联系人、收付款的方式、币制等内容，有了【客户档案】后我们就可以开始我们的销售工作了。

当有客户来询价的时候，我们需要给客户出具报价单，这时我们进入【报价管理】页面，新建报价单，如下图：

 

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                                                                           新建报价单↑

 

ID、报价单编号是系统自动生成的，在报价单页面我们可以选择客户、报价日期、成交方式、交货地点、交货期等信息，也可以根据客户的要求再增加字段内容，明细部分可以选择本次报价涉及的物料编号，型号、品牌、单价、数量、需求日期等信息。编辑完报价单后我们可以点击数据校验来对该报价单进行校验，看是否存在问题。好了，报价单制作完成，我们可以将报价单导出成一份报表发给客户，如下图：

 11导出报价单.png

                                                                        导出报价单↑

 

 DKing可以导出Excel或者PDF的报价单，客户可自选。在制作报价单的时候，可以查询当前的库存是否可供销售，对于一些价格变化较大的物料，也可以在把报价单发给客户之前，先发给公司的采购，以了解时价。

 

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                                                                          报价管理↑

 

 制作报价单的过程通常是一个需要和客户反复磋商的事情，等到报价单得到客户最终确认后，我们才能进入下一个环节，即【销售订单】，如下图。

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                                                                          销售订单↑

 

 销售订单的制作过程和报价单类似，但可以以报价单作为数据源来导入到销售订单，这样，销售订单就不需要每行录入了，如下图。

 

 

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                                                 导入报价单作为销售订单的数据来源↑

 

 销售订单制作完成后，通常需要打印销售订单，可以在销售订单主页面进行打印，如下图。

 

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                                                                         打印SO如下

 16销售订单打印.png

 

销售订单成交之后通常是按照和客户约定的需求日期进行送货，对于MTO（Make To Order）的企业来说，这时需要先进行采购，所以我们的流程先转到采购流程。采购管理里包含了【销售询价】、【SO处理】、【询价管理】、【采购订单】、【收货通知】。采购管理子系统如下图。

 

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                                                                       采购管理子系统↑

 

 采购管理的基础信息包括了【供应商档案】如下图：

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                                                                        供应商档案管理↑

 

 

 

建立供应商档案是采购管理的基础。供应商档案用于新建和编辑供应商的信息，如供应商名称，地址、联系人、收付款的方式、币制等内容，银行账号，SwiftCode等信息，有了【供应商档案】后我们就可以开始我们的采购工作了。对于MTO的企业来说，采购流程通常是由销售发起的，首先是销售在报价的时候需要向采购咨询，【销售询价】就是针对这一业务场景设计的，如下图：

 

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                                                                    销售询价↑

 

 销售询价页面有数据，代表有销售需要向采购询价，双击该行，可以看到详细的询价要求，如下图。

 

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                                                                     编辑销售询价↑

 

 

 

表格中是具体的询价物料编号，包括了型号、品牌等，蓝色列代表需要采购编辑回复给销售，告诉销售当前的采购价，建议销售价、最小起订量（MOQ）等。等到填写完毕，可以点击上上图中的回复销售，即代表已经告诉了销售。

对于MTO的企业，销售每签订一个SO，采购需要及时了解，以便进行下一步的工作，【SO处理】就是应用于这个场景，如下图。

 

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                                                                        SO处理↑

 

已成交的销售订单会在采购这里看到，采购根据已签订的SO进行下一步工作，等采购完成所有工作步骤后，可以点击【完成】来响应销售，即表示该销售订单对应的采购工作已经完成。那么采购工作具体要做哪些事情呢，我们继续往下看，采购需要做的工作包括【询价管理】、【采购订单】、【收货通知】，如下图展示的是询价管理。

对于MTO的企业，销售每签订一个SO，采购需要及时了解，以便进行下一步的工作，【SO处理】就是应用于这个场景，如下图。

 

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                                                                         询价管理↑

 

 

 

所谓【询价管理】就是向供应商询价，操作过程和报价管理类似，只是现在我们转变了角色，我们从供应商的角色转变成了客户。询价最终和供应商确认，即发布询价单。

询价单完成后进入采购订单的制作过程，并和供应商签订采购合同PO（Purchase Order）如下图。

 

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                                                                   采购订单的制作↑

 

采购订单的制作过程中可以以询价单作为数据源来导入到采购订单，这样，采购订单就不需要每行录入了，如上图中点击【从询价单导入】按钮，弹出询价单导入对话框，如下图。

 

 

24采购订单从询价单导入.png

                                                             采购订单从询价单导入↑

 

 

 

采购订单完成后，需要和供应商按照约定的条款让供应商送货，这时对于我方来讲就是【收货通知】，如下图：

25收货通知.png

                                                                       收货通知↑

 

 【收货通知】的制作需要和采购订单进行强关联，这样我们才能计算采购订单的完成情况，即已收货多少，未收货多少，所以我们在制作【收货通知】时数据通常是从采购订单选取并导入的，如下图。

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                                                                    数据可从PO导入↑

 

 

系统为您准确计算了每一个PO下物料的订单数量，已用数量，和可用数量，本次数量是指本次需要收货的数量，列头呈现蓝色代表【本次数量】可修改，但不能大于可用数量。制作完成收货通知后可以点击【提交给仓库】，这时仓库可以看到收货通知，需预先做一些收货准备。仓库看到的页面如下图。

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                                                                         货物上架↑


【货物上架】页面的【收货数量】（上图中的红框），即实际收货数量，系统默认实际收货数量和计划收货数量一致，即短溢装为0，但如果碰到短溢装的情况下，可修改实际收货数量，此时短溢装会自动计算不为0。上图中的下方表格代表将货物上架，即将货品摆放到合适的库位。摆放完成后可点击上方【入库确认】来完成入库。完成入库后库存增加，我们可以在库存查询中看到对应的库存增加，如下图。

 

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                                                                          库存查询↑

 

 库存查询为您详细展示了每一个物料编号的库存情况，如当前库存、可用库存、销售订单已发货、销售订单未发货、采购订单已收货、采购订单未收货等。

 

好了，上述我们已经走完了采购订单，还记得吗？我们是在完成了销售订单后转到采购流程的，现在我们需要再次回到销售流程上来。上面我们说到销售订单完成，这时采购已经完成补货，库存也已经充足了，下一步我们就可以按照和客户约定的方式进行发货了，我们回到销售管理的【发货通知】，如下图：

 

30发货通知.png

 

                                                                             发货通知↑

 

 【发货通知】的制作需要和销售订单进行强关联，目的是让系统来自动计算销售订单的完成情况，即已发货多少，未发货多少，所以我们在制作【发货通知】时数据要从销售订单选取并导入，操作方法与【收货通知】类似。在制作完成发货通知后可以提交给仓库，这时仓库可以看到发货通知信息，开始拣货并送货，如下图：

 31拣货出库.png

                                                                           拣货出库↑

 

仓库人员需要从库位上进行拣货，拣货完成后点击【出库确认】后库存扣减，这时我们再查库存的话可以看到对应的数量已经减少，以上我们完成了库存增加和减少的完整闭环。

 

 好了，今天说的有点多，但实际上还有对应的财务管理，如果涉及国际贸易的话还有进出口管理，先这样吧，剩下的内容可以改天继续解读。